fasilitator teknik adalah seorang sarjana teknis sipil yang ditempatkan sebagai salah satu pelaku Program Pengembangan Kecamatan atau Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri di kecamatan yang menerima bantuan program yang bersangkutan, bersama Fasilitator Kecamatan, yang mempunyai latar belakang pendidikan dari bidang ilmu yang bebas. fasilitator teknik bekerja terutama untuk menjaga kualitas pembangunan prasarana yang diinginkan oleh desa serta manajemen konstruksi, sedangkan Fasilitator Kecamatan menjaga proses pemberdayaan yang ada di desa dan kecamatan. Kedua orang ini saling bekerja sama dan bekerja sama dengan pemerintah di kecamatan. [Dalam makalah ini, kata fasilitator termasuk fasilitator teknik dan fasilitator kecamatan; kata fasilitator hanya termasuk fasilitator kecamatan.]
fasilitator teknik juga berperan dalam proses pemberdayaan masyarakat di desa. Selain membantu dalam proses pemberdayaan yang umum, dia mempunyai peran khusus bidang teknik, untuk menjamin bahwa masyarakat mempunyai pengalaman positif dalam upaya pemberdayaan. Kalau proses pemberdayaan berakibat pembangunan prasarana yang berkualitas jelek, masyarakat tidak akan memilih proses yang lebih berdaya untuk kegiatan-kegiatan selanjutnya. Harus dibuktikan bahwa proses pemberdayaan mengakibatkan masyarakat mendapat prasarana yang bermutu baik sebagai hasil karya sendiri, dan masyarakat menjadi semakin mampu dalam proses pengelolaan pembangunan sendiri. Desa yang sudah cukup mampu membangun prasarana sendiri disebutkan sebagai desa yang mandiri teknis. Tidak lagi bergantung pada pemerintah atau konsultan untuk segalanya.
Latar belakang fasilitator teknik dan situasi kerja
Seorang sarjana teknik mengikuti pelatihan pratugas sebagai calon fasilitator teknik, walaupun sudah berpengalaman sebagai seorang insinyur di lapangan dan sudah berpengalaman dalam kegiatan pemberdayaan masyarakat di tempat lain. Hal ini disebabkan pendidikan sarjana teknis jarang mendapat pelajaran tentang prasarana desa, belum tahu metode pengelolaan (manajemen konstruksi) di desa, dan belum tentu mengerti metode pemberdayaan masyarakat yang dianjurkan. Pelatihan pratugas untuk calon fasilitator teknik terdiri dari tiga bagian utama :
Bagian Umum, yang menjelaskan kegiatan dan prinsip program, serta peran fasilitator. Bagian umum termasuk diskusi komitmen sebagai konsultan dan kode etik konsultan;
Bagian Teknis, yang terdiri dari penjelasan tentang jenis prasarana yang biasa dibangun oleh masyarakat, cara mengelola kegiatan pembangunan prasarana, dan aturan teknis dan manajemen secara mendetail;
Bagian Pembekalan, yang dilakukan di provinsi (1 hari), kabupaten (2 hari), dan kecamatan tempat tugas (2 hari), dengan penjelasan beberapa tugas persiapan dan kebijaksanaan lokal.
Setelah pembekalan kedua fasilitator bekerja di satu kecamatan selama satu tahun anggaran, untuk membantu masyarakat di desa-desa yang ada di kecamatan yang bersangkutan. Kontrak kerja dibuat untuk satu tahun, dengan kemungkinan besar diperpanjang bila bekerja dengan baik, asal program masih berlanjut. Perpanjangan sering dilakukan dengan mutasi ke tempat lain.
Sebagai fasilitator di kecamatan, FT dan FK disupervisi oleh Fasilitator Kabupaten yang ada di tingkat kabupaten, yaitu Fasilitator Pemberdayaan Kabupaten dan Fasilitator Teknik Kabupaten. Kedua orang ini akan menyelenggarakan pertemuan rapat koordinasi tingkat kabupaten sekali atau dua kali di kabupaten untuk seluruh fasilitator yang ada, teknis maupun pemberdayaan. Pada pertemuan terdapat bagian acara yang tergabung antara seluruh peserta dan bagian acara yang terpisah antara teknis dan pemberdayaan, bergantung pada jumlah orang yang harus hadir dan waktu yang tersedia. Acara biasa terdiri dari lima bagian pokok, yaitu (1) penyampaian informasi dari Fasilitator Kabupaten kepada para fasilitator; (2) penyampaian informasi kemajuan oleh fasilitator kepada Fasilitator Kabupaten; (3) pembahasan permasalahan yang diangkat oleh fasilitator atau Fasilitator Kabupaten; (4) sinkronisasi jadwal kunjungan Fasilitator Kabupaten ke kecamatan-kecamatan; dan (5) bagian In-Service Training yang biasanya disampaikan oleh Fasilitator Kabupaten kepada fasilitator dan sering dibuat khusus untuk FK dan FT secara terpisah.
Pada rapat koordinasi diharapkan semua fasilitator berperan aktif, tidak hanya menjawab pertanyaan dan duduk secara pasif. Di banyak kabupaten, para fasilitator secara bergilir menjadi pimpinan pertemuan, sehingga Fasilitator Kabupaten menjadi narasumber saja. Bila ada pembahasan permasalahan, semua peserta ikut menyumbang pemikirannya. Bagian IST juga dapat dilakukan oleh fasilitator yang telah berpengalaman dan memiliki ilmu yang relatif tinggi dibanding fasilitator lain.
Pada saat pertemuan, fasilitator menyerahkan laporan bulanan tentang kemajuan dan permasalahan yang ada di kecamatan serta laporan individu sebagai orang yang mempunyai kontrak dengan program. Laporan tersebut menjadi dasar pembuatan laporan dari kabupaten untuk konsumsi Tim Koordinasi Kabupaten, Tim Koordinasi Provinsi, serta Pusat.
In-Service Training yang diterima di tingkat kabupaten topiknya dan lamanya ditentukan oleh kedua Fasilitator Kabupaten, kecuali diatur secara khusus oleh Pusat atau provinsi. IST seharusnya menyangkut topik-topik pelatihan yang dianggap perlu diketahui oleh fasilitator, termasuk topik teknis, topik manajemen, topik aturan atau prinsip program, topik pengembangan profesi, serta topik keterampilan-keterampilan yang perlu dikuasai seorang fasilitator. Fasilitator yang sudah bekerja sepuluh tahun di lapangan belum tentu akan kehabisan topik IST.
Seperti pertemuan di tingkat kabupaten, ada pertemuan di tingkat kecamatan yang menjadi tanggung jawab kedua orang fasilitator yang ada di kecamatan. Acara pertemuan hampir sama dengan pertemuan di tingkat atas, hanya diambil peserta dari desa-desa yang sedang melaksanakan kegiatan program. Acara pokok termasuk (1) penyampaian informasi oleh kedua fasilitator; (2) penyampaian informasi kemajuan oleh peserta dari desa; (3) pembahasan permasalahan; (4) sinkronisasi jadwal kunjungan ke desa; dan (5) In-service training. Khusus orang teknis, acara IST bisa terdiri dari hasil kegiatan Analisis Kerusakan sebagai pengganti teori ilmu sipil teknis. Orang desa tidak membuat laporan individu. Seperti pertemuan di kabupaten, penanggung jawab pertemuan belum tentu berfungsi sebagai pimpinan acara. Pimpinan acara dapat dilakukan oleh orang desa secara bergilir, sebagai on-the-job training.
fasilitator teknik mempunyai sistem kerja yang sedikit berbeda dengan sistem kerja fasilitator kecamatan. Pertama, semua fasilitator teknik dianggap sebagai anggota tim kecil, yang terdiri dari tiga atau empat orang fasilitator teknik di bawah Fasilitator Teknik Kabupaten. Satu kabupaten dapat dibantu oleh beberapa tim kecil atau mungkin hanya satu tim kalau jumlah fasilitator teknik kurang dari lima orang. Diharapkan anggota tim kecil saling kenal pekerjaan dan kemampuan teman kerja, sehingga dapat saling membantu dan memeriksa. Pekerjaan sebagai tim kecil juga berarti anggota tim pasti akan bekerja lintas kecamatan—tidak hanya bertugas di satu kecamatan tetapi boleh bekerja di kecamatan lain dalam satu kabupaten. Hal itu juga perlu karena fasilitator teknik diharapkan memilih dua bidang spesialisasi. Satu bidang dipilih dari ilmu sipil teknis, dan satu lagi dari ilmu manajemen atau keterampilan umum. Karena spesialisasi mereka akan membantu temannya di kecamatan lain, terutama untuk hal-hal yang menyangkut spesialisasi yang dimiliki.
Untuk membantu para fasilitator teknik, mereka diminta memegang dan mengisi buku catatan harian dengan penjelasan tentang apa yang dilihat, masalah mana yang ditemui, dan kapasitas anak buah di seluruh wilayahnya. Catatan dibuat secara kronologis, dan dapat diperiksa dan dikomentari Fasilitator Kabupaten sewaktu-waktu.
Ada banyak variasi dalam cara kerja fasilitator teknik. Mereka ditempatkan satu orang per satu kecamatan, tetapi ada juga kecamatan yang dibantu dua orang fasilitator teknik. Mereka dapat bekerja dengan membagi wilayah, atau sama-sama bekerja di seluruh desa. Juga dibantu oleh pendamping lokal, tetapi pendamping lokal belum tentu memiliki kemampuan teknis. Karena bekerja di satu kecamatan, domisili fasilitator harus di kecamatan yang bersangkutan, di lokasi yang cukup strategis untuk membantu desa-desa yang dapat bantuan. fasilitator teknik membuat jadwal kunjungan, dan sebaiknya jadwal tersebut ditempelkan di kecamatan dan di tempat tinggal, agar semua desa tahu lokasinya. Jadwal ditetapkan bersama wakil desa yang menghadiri rapat koordinasi, agar FT selalu mudah dicari.
Pada acara pembekalan di kabupaten dan kecamatan, FT akan mulai mengumpulkan data dasar untuk memperlancar pekerjaan di kecamatan. Salah satu instrumen yang dibuat adalah peta akses, agar semua pengunjung ke kecamatan mengetahui cara berkunjung ke semua desa. Itu boleh berupa peta jalan yang cukup mendetail (belok di mana?), tetapi bila perjalanan harus menggunakan cara lain (naik kapal, misalnya) perlu mencantumkan informasi tentang tempat pengambilan kapal, ongkosnya, dan seringnya berangkat.
fasilitator teknik tidak bekerja sendiri di kecamatan dan tidak hanya bekerja dengan fasilitator kecamatan dan pendamping lokal. Dia jelas akan bekerja sama dengan tim di kantor kecamatan, termasuk Camat, PjOK, dan PjAK yang ditunjuk. Pada saat pertemuan di kabupaten, atau pada saat kunjungan tim koordinasi kabupaten ke desa, fasilitator teknik akan ketemu dengan aparat yang ada di tim koordinasi kabupaten, anggota DPRD, dan inspektur dari kabupaten. Di lokasi, fasilitator teknik akan bekerja sama terutama dengan kader teknis yang dipilih di tiap desa, dengan tim pengelola kegiatan (TPK) yang bertanggung jawab untuk kegiatan program, dengan tim verifikasi yang dipilih untuk melakukan verifikasi atas usulan masyarakat, dengan tim pemeliharaan yang akan mengelola pemeliharaan prasarana di desa, dan banyak tokoh dan masyarakat lain yang ikut dalam proses musyawarah dan konstruksi prasarana. Di antaranya termasuk Unit Pengelola Kegiatan di tingkat kecamatan dan Badan Pengawasan UPK yang dipilih, tetapi mereka lebih sering berhubungan dengan fasilitator kecamatan.
Khusus masalah teknis, fasilitator teknik akan berhubungan dengan aparat dalam bidang teknis, sebagai nara sumber untuk masyarakat dan FT, serta para suplier bahan dan alat yang berada di wilayah kerja (sampai kabupaten).
Penerapan Prinsip
Program pemberdayaan masyarakat menerapkan beberapa prinsip untuk lebih menjamin bahwa pemberdayaan akan terjadi. Peran fasilitator adalah untuk menjamin bahwa prinsip tersebut memang diterapkan dengan baik dan secara sesungguh. Prinsip tersebut termasuk transparansi, partisipasi, keberpihakan, akuntabilitas, dan kompetisi sehat.
Transparansi, atau keterbukaan, merupakan prinsip kunci dalam program pemberdayaan. Kalau kegiatan dilakukan secara transparan, prinsip lain akan lebih mudah untuk diterapkan. Fasilitator dapat mendukung transparansi dengan melakukan dua hal: (1) menjamin bahwa semua alat transparansi dipasang sesuai dengan pola yang dianjurkan, termasuk terutama papan informasi dan papan nama kegiatan; (2) fasilitator sendiri harus selalu berkomunikasi kepada masyarakat secara transparan. Fasilitator selalu siap menjawab pertanyaan dari masyarakat, dan tidak hanya melaporkan kepada orang tertentu saja. Masalah aturan dapat diketahui oleh siap saja. Dengan menjadi contoh orang transparan, fasilitator dapat membantu masyarakat mengubah pola pikir dari tertutup menjadi terbuka.
Diharapkan bahwa program yang dilaksanakan oleh masyarakat dapat mendorong partisipasi penuh. Fasilitator tidak hanya melihat partisipasi dari jumlah orang yang berpartisipasi saja, tetapi juga mendorong partisipasi yang bermutu. Dalam pertemuan, banyak orang hadir, tetapi banyak orang ikut menyumbang pemikiran dan siap bertanya apabila ada yang belum jelas. Pada pelaksana, masyarakat ikut bekerja, tetapi juga ikut menjaga kualitas bahan dan kualitas konstruksi.
Sebagai program pemerintah, PNPM juga berpihak kepada orang yang dianggap perlu bantuan khusus. Di dalam siklus program, misalnya, ada musyawarah desa khusus perempuan. Ada kegiatan simpan pinjam yang hanya dapat diterima oleh kelompok perempuan. Salah satu tujuan program PNPM adalah untuk meningkatkan kesejahteraan rumah tangga miskin yang ada di desa, sehingga dalam pemantauan program ada penekanan pada angka partisipasi RTM dan kesempatan kerja bagi RTM. Fasilitator harus menjamin bahwa manfaat dari kegiatan juga dinikmati oleh kelompok miskin. Kalau tidak diperhatikan oleh fasilitator, keberpihakan hanya penyemuan.
Akuntabilitas berjalan bersama dengan transparansi. Dengan transparansi, orang mendapat informasi tentang apa yang terjadi. Dengan akuntabilitas, orang yang bekerja ikut bertanggung jawab atas dana, material, dan tenaga yang telah dikeluarkan. Semua orang bertanggung jawab atas pekerjaan sendiri. Tim Pengelola Kegiatan bertanggung jawab atas pengeluaran dan atas kualitas yang telah dikerjakan, dan pada akhirnya bertanggung jawab di acara musyawarah khusus. Fasilitator juga akuntabel atas kualitas pekerjaannya, kualitas pembimbingannya, dan waktu dan perhatian yang diberikan kepada masyarakat.
Di dalam kegiatan pemberdayaan masyarakat, kebutuhan hampir selalu lebih besar daripada kemampuan untuk melaksanakannya. Dana dan waktu terbatas, sehingga masyarakat harus memilih kegiatan mana yang diberi prioritas lebih tinggi, melalui cara yang tidak merusak hubungan antara kelompok masyarakat. Kompetisi sehat seperti ini tidak biasa di desa. Di banyak tempat, metode yang biasa dipakai adalah seleksi top down, yaitu ditentukan oleh orang atas, atau elit desa. Belajar kompetisi sehat adalah belajar metode yang lebih demokratis.
Selain menerapkan prinsip di atas, fasilitator berperan khusus dalam peningkatan kapasitas masyarakat. Setelah program selesai, masyarakat harus lebih mampu dibanding saat sebelum program dimulai. Hal ini terealisasi melalui peningkatan tingkat kemandirian teknis dan konstruksi prasarana yang bermutu.
Desa yang mandiri secara teknis adalah desa yang dapat mengerjakan banyak tugas fasilitator teknik sendiri, oleh TPK, kader teknis, atau orang lain yang ada di desa. Hal itu termasuk menjaga proses dan prinsip, memilih usulan yang dibutuhkan, melakukan survei teknis dan survei harga, menghitung kebutuhan bahan dan tenaga, menghasilkan gambar teknis sebagai dasar konstruksi, melakukan pelelangan dan penerimaan bahan, dan melakukan administrasi.
Desa harus mampu membangun prasarana yang bermanfaat dan bertahan lama, sehingga manfaat dapat dinikmati bertahun-tahun dan dipelihara dengan baik. Percuma kalau desa melakukan proses pemberdayaan yang menghasilkan prasarana yang jelek.
Pemilihan kegiatan yang diusulkan desa
fasilitator teknik mengikuti proses pembahasan kebutuhan desa yang dilakukan melalui kegiatan musyawarah antar desa pertama, musyawarah desa, penggalian gagasan di dusun atau kelompok, musyawarah khusus perempuan, dan sebagainya. Peran dalam pertemuan ini adalah untuk menjaga unsur pemberdayaan masyarakat, yaitu transparansi, partisipasi, dan sepihakan kepada orang dalam posisi lemah. Bila proses tidak sesuai, harus diluruskan secara persuasif atau dengan mengikuti aturan yang ada (misalnya partisipasi minimal dan tingkat kehadiran perempuan). Selain itu, kedua fasilitator menjadi narasumber tentang aturannya program dan tahapan siklus. fasilitator teknik akan menghadiri banyak acara seperti ini karena jumlah acara sangat banyak, tetapi fasilitator teknik tidak boleh lupa bahwa tugas utamanya adalah peningkatan kemandirian teknis. Sebagai narasumber teknis, fasilitator teknik juga akan memberi masukan-masukan tentang persyaratan prasarana, manfaat dari prasarana, dan sebagainya.
Proses pembahasan kebutuhan desa termasuk pembahasan visi masa depan desa. Masyarakat akan membahas kebutuhan dan keinginan jangka panjang, dan kemudian menyusun rencana jangka menengah dan jangka panjang. fasilitator teknik menjaga aturan acara ini, yaitu untuk menjamin bahwa semua masyarakat diberi kesempatan untuk mengutarakan aspirasi dan visinya. fasilitator teknik juga merupakan narasumber masyarakat dalam hal-hal teknis. Bila fasilitator tidak menjaga proses dan prinsip, risiko cukup besar bahwa proses ini dapat didominasi oleh aparat atau kaum elit desa.
Pelatihan kader teknik
Pada acara musyawarah desa pertama, masyarakat akan memilih kader-kader desa, di antaranya satu orang kader teknik. Fasilitator harus menjaga proses seleksi kader dan anggota tim agar betul-betul memilih orang yang mampu dan ingin berjasa. Salah satu orang yang dipilih adalah kader teknik, yang seharusnya berbakat teknis, ingin belajar, rajin bekerja, dan mudah berkomunikasi. Jarang terjadi ada kader teknik yang siap dipakai, sehingga semua kader teknik harus mengikuti pelatihan.
Pelatihan kader disamakan antara teknis dan pemberdayaan, karena pertama mereka harus memahami aturan dan proses (tahapan) program dan peran sebagai kader. Kader teknik merupakan asistennya fasilitator teknik di desa, sehingga harus banyak menambah ilmu sipil teknis dan manajemen konstruksi. Pada pelatihan pratugas dijelaskan kegiatan “analisis kerusakan” yang akan dipakai setelah pelatihan selesai. Pelatihan pratugas, yang melibatkan kedua fasilitator, lebih banyak tentang kemampuan fasilitasi dan langkah-langkah yang harus dilalui.
Setelah pelatihan pratugas diselesaikan, masih banyak informasi yang harus disampaikan kepada kader teknik dan banyak keterampilan yang harus diperoleh. Penambahan ilmu dilakukan secara kontinu tiap bulan melalui tiga kegiatan pokok, yaitu In-Service Training, On-the-Job Training, dan pembimbingan. Yang dimaksud IST di sini adalah pelatihan yang diberikan kepada sekelompok kader teknik bersama, misalnya pada setiap rapat bulanan. OJT dilakukan secara spesifik di tiap lokasi pembangunan prasarana oleh fasilitator teknik kepada satu orang kader teknik atau kepada kader teknik dan anggota tim desa yang lain. Pembimbingan dapat diberikan secara insidental agar kesalahan dapat dikoreksi dan orang menerima umpan balik tentang kinerja di lapangan, baik atau buruk.
Agar pelatihan di lapangan lebih menarik dan efektif, pelatihan dilakukan melalui banyak metode pelatihan: diskusi kelompok, studi banding, Analisis Kerusakan, soal, ceramah singkat, kaji silang, pra-audit, dan lain-lain. Penting untuk dipahami fasilitator teknik—apa yang dilakukan oleh fasilitator teknik pasti merupakan contoh (baik atau jelek) yang akan ditiru oleh para kader teknik. Hal ini termasuk disiplin kerja, cara memberi umpan balik, perhatian pada papan informasi, ketepatan angka dalam laporan, dan perhatian pada detail. Kalau fasilitator teknik tidak baik, kader teknik pasti tidak baik juga.
Verifikasi kelayakan teknis
Belum tentu prasarana yang diinginkan oleh desa layak untuk dibangun. Ada banyak alasan prasarana tidak layak, antara lain:
Debit air tidak cukup sebagai sumber air bersih atau air irigasi.
Tanjakan jalan terlalu tajam
Kemungkinan terjadi dampak lingkungan negatif dan besar
Terjadi pengorbanan lahan yang tidak disetujui pemiliknya
Fondasi jembatan terlalu lemah
Biaya konstruksi melebihi batas maksimal
Panjang jembatan beton lebih dari batas maksimal
Jalan akan dibuat baru, tetapi ingin langsung diaspal
Peletakan MCK akan merusak air tanah
Kualitas air bersih tidak layak untuk dipakai
Belum mendapat izin untuk lokasi yang perlu perizinan
Kelihatan dari contoh di atas, hampir semua masalah dapat diperiksa sebelum usulan disetujui, dan sebagian dapat diperbaiki agar dapat mengusulkan kegiatan yang lebih layak. Demi efisiensi pekerjaan teknik dan peningkatan keterampilan masyarakat, pemeriksaan ini dilaksanakan atas semua usulan kegiatan teknis yang diajukan oleh desa, melalui proses verifikasi teknis. (Ada pula proses verifikasi usulan nonteknis yang sejajar dengan verifikasi teknis, oleh tim yang sama—hanya menambah anggota dengan spesialisasi yang berbeda.)
Tim verifikasi adalah sejumlah orang yang akan memeriksa semua kegiatan yang diusulkan oleh masyarakat di satu kecamatan. Jumlah orang dan keahlian tergantung pada apa yang diusulkan oleh desa. Para fasilitator diberi tugas untuk mengidentifikasi calon tim verifikasi, dengan mengutamakan orang yang berasal dari kecamatan yang bersangkutan, bila ada. Anggota lain dapat diambil oleh orang lain yang memiliki keahlian, sanggup bekerja sebagai anggota tim verifikasi, dan mempunyai waktu yang cukup. Fasilitator Kabupaten akan menyetujui calon tim menurut usulan dari kecamatan (fasilitator, PjOK) dan jenis kegiatan yang diusulkan.
Tim verifikasi diberi pelatihan pratugas selama satu dua hari oleh fasilitator dan PjOK. Pelatihan mengutamakan peran tim verifikasi dan kriteria seleksi, dengan menjelaskan pemeriksaan dokumen dan pemeriksaan lapangan oleh tim. Dijelaskan pula hasil dari pekerjaan tim verifikasi.
Tim verifikasi tidak berhak untuk menerima atau menolak apa yang diusulkan oleh masyarakat. Produk dari tim verifikasi merupakan rekomendasi tertulis, agar semua hadiran musyawarah perangkingan dapat mempertimbangkan kegiatan yang harus diprioritaskan. Oleh karena itu, hasil tim verifikasi harus ditulis sejelas-jelasnya, dan fasilitator menjamin kualitas produknya. Bila kelihatan tim belum mampu bekerja semestinya, fasilitator wajib memberi umpan balik dan pelatihan tambahan.
Kriteria kelayakan tidak hanya termasuk kriteria teknis, tetap mempertimbangkan hal-hal yang lain yang penting. Salah satu kriteria adalah usulan dapat dikerjakan oleh masyarakat sendiri, dengan bantuan dari luar sangat terbatas—hal itu agar kesempatan kerja diberi kepada orang setempat, terutama orang miskin. Salah satu kriteria adalah usulan harus memberi manfaat yang cukup signifikan. Kesempatan kerja maupun manfaat harus mengutamakan masyarakat yang miskin, yaitu rumah tangga miskin. Kalau usulan memberi manfaat terutama untuk elit desa, usulan yang bersangkutan dianggap tidak layak. Fasilitator tidak hanya melihat dari kriteria teknis, tetapi harus mengerti dan menerapkan kriteria yang lebih luas ini.
Salah masalah yang sering muncul di lapangan adalah masalah dengan penyumbangan lahan atau aset lain kepada program. Masyarakat berhak untuk menyumbang demi kepentingan umum, tetapi program tidak berhak mengambil aset tanpa ganti rugi, atau kompensasi. Masyarakat harus diberitahukan bahwa tidak ada penyumbangan secara paksa—bila perlu kompensasi, itu haknya. Walaupun dari program tidak boleh membagi bantuan kepada orang yang minta ganti rugi. Kompensasi harus disediakan oleh sumber dana lain, atau dengan tukar tanah atau cara lain. Apabila kelihatan masyarakat belum diberitahukan tentang haknya, atau kelihatan ada isu ganti rugi yang belum beres, atau ada unsur paksa, fasilitator dilarang menyetujui usulan diproses. Bila ganti rugi yang disepakati belum terealisasi, dilarang mencairkan dana. Masyarakat yang terkena pembangunan prasarana tidak punya harapan lain kecuali ketegasan fasilitator, dan dalam hal ini biasanya fasilitator teknik yang lebih tahu apa saja yang terkena pembangunan.
Penetapan usulan prioritas antar desa
Setelah semua desa melakukan proses penetapan usulan dan semua usulan diverifikasi, masyarakat siap menentukan prioritas usulan melalui musyawarah desa perangkingan. Wakil dari desa akan membaca dan menilai semua usulan dan membuat daftar prioritas. Usulan mana yang paling diprioritaskan, usulan mana yang rangking kedua, dan seterusnya sampai habis. Mereka pakai banyak cara untuk menentukan prioritasnya, termasuk menerapkan kriteria seleksi. Peran fasilitator adalah untuk menjamin pelaksanaan musyawarah sesuai dengan aturannya. Tidak didominasi siapa pun, dan diskusi dilakukan tanpa hambatan.
Survei
Setelah dibuat daftar prioritas usulan, fasilitator baru mempunyai gambaran tentang lokasi yang ancar-ancar akan dibiayai. Belum tahu pasti karena belum tahu biaya yang dibutuhkan untuk membangun setiap usulan. Biaya hanya ditentukan kalau sudah memiliki gambar desain dan rencana anggaran biaya, tetapi kedua hal ini memerlukan informasi dari lapangan agar tahu kebutuhan volume pekerjaan dan harga satuan yang harus dipakai.
Pengukuran lapangan, atau survei teknis, dilakukan oleh masyarakat bersama fasilitator teknik. Khusus usulan jalan, tim survei akan mengisi formulir Survei Antar Patok dan membuat sketsa lokasi. Untuk jenis prasarana lain, informasi lain dikumpulkan dan diukur bersama-sama orang di desa yang bersangkutan. Kader teknik diharapkan dapat banyak membantu proses ini, dibantu dengan beberapa teman yang lain. Survei teknis tidak memerlukan alat yang canggih, seperti teodolit, karena rata-rata prasarana yang diusulkan cukup sederhana. Hal yang diperhatikan untuk jalan, misalnya, termasuk drainase, gorong-gorong atau jembatan yang diperlukan, potensi untuk dampak lingkungan, lahan yang terkena alinemen jalan, jenis tanah, tempat penggalian atau penimbunan tanah, panjang dan lebar, penggunaan lahan di sekitar jalan, alternatif alinemen, dan masalah khusus yang dapat diantisipasi.
Survei harga dilakukan oleh tim dari desa, yang pergi ke tempat suplier bahan atau alat. Mereka mendapat informasi tentang harga setiap jenis bahan atau alat yang kira-kira akan dipakai. Harga tersebut termasuk harga pengiriman bahan ke lokasi prasarana, sehingga akan berbeda untuk setiap desa. Tim harus mencari informasi dari minimal tiga suplier untuk tiap jenis bahan, agar desa mendapat harga yang paling menguntungkan desa. Hasil survei harga dapat dibandingkan oleh fasilitator teknik, yang secara independen mendapat informasi serupa. Survei harga merupakan kegiatan yang tidak biasa dilakukan oleh masyarakat, dengan akibat mereka menerima harga berapa pun yang ditawarkan.
Satu kegiatan lagi yang harus dilakukan oleh fasilitator teknik adalah pengisian data tentang keadaan awal, sebagai semacam baseline data yang dapat digunakan dalam evaluasi hasil pembangunan prasarana. Perlu diketahui bagaimana keadaan awal, agar tahu perubahan yang disebabkan kegiatan program. Misalnya, apakah jalan mengganti jalan yang lebih sempit yang tidak bisa digunakan pada musim hujan? Apakah sebelum dipasang perpipaan air bersih, masyarakat terpaksa memikul air sepanjang dua kilometer? Apakah sebelum dibangun MCK, masyarakat hanya menggunakan sungai?
Desain dan Rencana Anggaran Biaya
Menurut pandangan banyak orang, produk utama dari fasilitator teknik adalah gambar desain serta perhitungan kebutuhan bahan, tenaga, peralatan, dan biaya. Tetapi kebutuhan untuk program pemberdayaan masyarakat tidak sama dengan kebutuhan di pekerjaan yang diborongkan kepada kontraktor atau perusahaan swasta. Yang dibuat hanya sesuai dengan kebutuhan saja.
Gambar desain yang dibutuhkan adalah gambar yang dapat dipegang oleh masyarakat sebagai dasar konstruksi dan gambar yang merupakan dasar perhitungan volume. Gambar sendiri boleh merupakan sketsa—tidak perlu gambar yang dihasilkan dengan menggunakan program CAD di komputer. Akan tetapi gambar tersebut harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
Mudah dibaca dan dimengerti
Spesifikasi teknis lengkap dan jelas
Dimensi lengkap dan jelas
Lokasi semua bagian desain jelas
Dilengkapi gambar detail
Konsekuen dengan volume bahan
Lengkap dengan take-off sheet yang diperlukan :
Dasar perhitungan volume pekerjaan tanah dan profil
Khusus jalan, lengkap dengan SAP, VAP, dan MAP
Perhitungan kekuatan dan stabilitas
Dasar perhitungan volume bahan yang lain, termasuk faktor loss
Tidak ada banyak standar teknis khusus untuk program pemberdayaan masyarakat. Ada standar produktivitas, tetapi boleh menggunakan angka lain bila dianggap lebih sesuai. Boleh menggunakan desain standar dari Pekerjaan Umum bila belum mempunyai cara yang lain. Yang penting adalah perhitungan dan standar yang wajar, aman dipakai, relevan untuk pekerjaan langsung oleh masyarakat, dan memenuhi kaidah teknis. Masalah kekuatan gelagar jembatan, kekuatan fondasi, stabilitas tembok, besarnya saluran drainase atau irigasi, kebutuhan air, kekuatan beton bertulang, banyaknya tulangan besi, besarnya pipa air, besarnya gorong-gorong, dan lain sebagainya menggunakan rumus dari ilmu sipil teknis. Untuk sebagian disiapkan panduan teknis dari program atau dari program lain sejenis, atau dapat diambil dari buku referensi Pekerjaan Umum atau umum. Tersedia banyak desain yang dapat digunakan sebagai contoh atau referensi, termasuk yang diberikan pada saat pelatihan. Fasilitator Teknik Kabupaten atau teman-teman spesialis juga merupakan narasumber untuk hal-hal seperti ini.
Rencana anggaran biaya disiapkan dengan menggunakan blangko standar. Volume yang digunakan untuk setiap RAB harus berdasarkan gambar desain dan take-off sheet yang disiapkan , dan sudah termasuk faktor loss yang wajar. Harga satuan didasarkan hasil survei harga yang dilakukan oleh tim desa. Satu kegiatan bisa terdiri dari beberapa RAB untuk memudahkan pertanggungjawaban, misalnya ada RAB untuk jalan, RAB untuk tembok penahan tanah, RAB untuk tiap ukuran atau jenis gorong-gorong. Pada RAB harus jelas porsi yang akan menggunakan dana atau bahan sumbangan dari masyarakat supaya jelas dan tidak ada duplikasi.
Pekerjaan prasarana dilakukan secara padat karya, dengan menggunakan sistem pembayaran tenaga kerja secara harian atau secara upah borong. Tetapi ada sebagian pekerjaan yang mungkin diborongkan, terutama bila menggunakan alat berat seperti bulldozer, excavator, mesin pengebor sumur dalam, dan mesin gilas. Kecuali untuk mesin gilas untuk pemadatan permukaan jalan atau molen untuk mengadukan beton, penggunaan alat berat harus dengan mengisi format penggunaan alat berat. Hal ini untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut wajar untuk dikerjakan oleh mesin, dengan analisis kebutuhan waktu. Pengisian ini dibebankan kepada fasilitator teknik dan diajukan untuk diketahui Fasilitator Teknik Kabupaten, tetapi tidak perlu disetujui terlebih dahulu. Perhitungan untuk mesin gilas dan molen dicantumkan di take-off sheet, tetapi tidak perlu menggunakan format alat berat. Penggunaan mesin gilas dan molen selalu dianggap wajar demi kualitas prasarana, dan metode padat karya jelas kalah kualitasnya.
Salah satu isu dalam pembangunan prasarana di desa adalah dampak terhadap lingkungan alam atau lingkungan hidup. Prasarana yang tidak didesain dan dilaksanakan dengan hati-hati bisa saja menimbulkan dampak lingkungan negatif yang cukup berarti. Orang yang membuat desain harus mampu mengantisipasi masalah dampak lingkungan. Untuk mendorong ini, disediakan format untuk melaporkan empat macam dampak negatif yang dianggap bisa muncul di lapangan. Dua masalah adalah masalah yang dianggap paling serius dampaknya, walaupun cukup tipis kemungkinan terjadi. Dua masalah lain adalah masalah yang hampir pasti akan timbul, walaupun dampaknya tidak serius. Untuk keempat masalah tersebut, perancang desain harus mencantumkan upaya yang akan digunakan untuk mencegah dampak negatif atau untuk mengecilkan dampaknya. Dokumen ini diperiksa sebagai bagian dari desain, dan dapat diperiksa di lapangan untuk menjamin bahwa tindakan yang direkomendasi memang dilaksanakan.
Di atas disebutkan bahwa rata-rata orang melihat fasilitator teknik sebagai perancang desain, tetapi walaupun sering betul, diharapkan orang desa akan mampu membuat desain sesuai dengan kemampuannya. Diharapkan kader teknik, misalnya, setelah sudah berpengalaman dan mengikuti IST dan OJT sekian kali, akan mampu membuat desain yang sederhana. Dari awal, porsi yang dapat dikerjakan oleh masyarakat akan dikerjakan oleh masyarakat, dan semakin lama semakin besar porsinya. Ini adalah salah satu tujuan program pemberdayaan yang betul-betul mempunyai manfaat jangka panjang bagi desa. Pelatihan masyarakat agar mampu mendesain adalah kegiatan wajib bagi FT.
Pemeriksaan desain
Setiap desain yang dibuat oleh siapa pun perlu diperiksa untuk mengecek kelengkapan dan kewajarannya. Pemeriksaan tersebut bukan merupakan formalitas saja, tetapi pemeriksa desain harus bertanggung jawab atas yang diperiksa. Ada dua cara memeriksa.
Cara pertama adalah pemeriksaan desain yang dibuat oleh FT. Desain dan perlengkapannya yang dibuat oleh FT atau bersama FT wajib diperiksa oleh Fasilitator Teknik Kabupaten. Disediakan format khusus untuk ini, dan format tersebut merupakan lampiran pada paket desain. Pada format ini hanya diingatkan sepuluh hal umum yang harus diperiksa, dan bila ada yang belum sesuai diuraikan pada formatnya. Untuk beberapa jenis kekurangannya, dapat disetujui dengan syarat—kalau syarat dipenuhi boleh dianggap sudah lulus. Disetujui dengan syarat biasanya digunakan bila desain perlu dilengkapi hal-hal seperti dimensi atau spesifikasi saja. Bila Fasilitator Teknik Kabupaten menguraikan masalah yang lebih serius, desain harus diperiksa ulang dan disetujui sebelum dianggap sah. Itu termasuk semua masalah yang menyangkut kekuatan, volume, harga, dan sebagainya.
Desain sederhana yang dibuat oleh desa cukup diperiksa oleh FT saja, dengan menggunakan format pemeriksaan asistensi yang tersedia. Format ini lebih spesifik tentang apa yang harus diperiksa, termasuk pertimbangan masalah yang sering muncul. Format tersebut dapat digunakan kalau desain FT diperiksa FT yang lain pada acara asistensi desain, atau diperiksa oleh kader teknik yang lain pada asistensi di kecamatan. Format ini juga dilampirkan pada paket desain. Desain yang besar atau rumit yang dibuat oleh desa tetap diperiksa juga oleh Fasilitator Teknik Kabupaten setelah FT mengisi blangko pemeriksaan asistensi.
Penetapan usulan
Usulan yang dilengkapi desain harus minimal sebesar jumlah alokasi dana, tetapi boleh dibuat desain lebih banyak dengan asumsi dapat dibangun oleh sumber dana lain, oleh swadaya masyarakat, atau oleh program pada tahun-tahun yang akan datang. Pembuatan desain yang baik tidak akan sia-sia.
Pada musyawarah antar desa yang ketiga, wakil masyarakat menetapkan usulan yang akan dibiayai, setelah diketahui biaya yang dibutuhkan oleh semua desain yang sudah lulus pemeriksaan. Biasanya disetujui sesuai dengan urutan yang ditetapkan pada musyawarah antar desa sebelumnya. Bila dana tidak pas (jarang bisa pas), ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk menghabiskan alokasi, antara lain:
Mengubah komponen biaya dari bantuan langsung masyarakat menjadi kontribusi swadaya di satu usulan atau lebih.
Menurunkan harga satuan apabila dianggap dapat dikerjakan dengan angka baru, misalnya besarnya insentif tenaga kerja untuk satu HOK atau jumlah HOK yang diberikan untuk pekerjaan borongan.
Bila tidak ada item yang dapat diturunkan harganya dan tidak sanggup menambah kontribusi swadaya, barangkali ada kegiatan lain yang dapat dibiayai dengan biaya yang tersedia. Hal ini biasa dilakukan bila usulan yang masuk rangking memerlukan dana jauh di atas sisa dana yang ada, tetapi usulan yang kalah rangkingnya dapat dikerjakan dengan dana yang kecil itu
Tentu saja, perubahan desain atau diterima kegiatan yang lebih rendah adalah Keputusan musyawarah antar desa. Perubahan desain juga harus disetujui wakil dari desa yang bersangkutan. Masih mencari alternatif sampai mendapat kesepakatan musyawarah.
Keputusan musyawarah antar desa dilegalisasi melalui Surat Penetapan Camat, yang menguraikan jenis dan lokasi kegiatan yang akan dibiayai (termasuk 2% untuk UPK dan 3% untuk TPK) dan ditandatangani Camat. Desa dan jumlah biaya yang ada di SPC merupakan keputusan mutlak yang tidak boleh direvisi. Jenis kegiatan pada umumnya tidak boleh diubah; jika diubah dengan alasan yang sah, harus dengan persetujuan MAD.
Persiapan pelaksanaan
Ada kegiatan yang harus dilakukan di desa sebelum pelaksanaan dapat dimulai. Pertama harus melakukan pelatihan kepada tim-tim yang ada di desa, terutama TPK (tim pengelola kegiatan) dan tim monitoring. Pelatihan dilakukan biasanya oleh fasilitator teknik, yang bertanggung jawab untuk manajemen konstruksi. Pelatihan dapat dilakukan dengan banyak cara, termasuk memanggil semua anggota TPK ke kecamatan untuk pelatihan khusus ketua TPK, bendahara TPK, dan sekretaris TPK. Topik yang diberikan termasuk segala hal tentang administrasi desa: permintaan dana dari UPK, rencana penggunaan dana, pembukuan dan bukti pengeluaran, pengadaan bahan dan alat, penerimaan bahan, dan pelaporan. Kader teknik boleh mengikuti pelatihan ini.
Tim desa bertanggung jawab atas pembuatan jadwal kegiatan di desanya. Hal ini perlu sinkronisasi dengan desa lain dan UPK, agar pencairan dana dari KPPN dapat dilakukan dengan efisien. Jadwal dibuat dan dikoreksi dengan bantuan fasilitator teknik.
Tim desa bertanggung jawab atas pendaftaran tenaga kerja. Orang yang mau ikut bekerja dalam kegiatan pembangunan prasarana harus terdaftar terlebih dahulu dengan menggunakan Format A yang telah disediakan. Pada format ini disebut jenis kelamin, alamat, apakah orangnya merupakan pemuda atau pemudi, dan apakah termasuk dalam rumah tangga miskin. Penggunaan format ini akan memudahkan penghitungan jumlah angkatan kerja di laporan. Orang boleh mendaftarkan diri sampai dengan kegiatan selesai. Fasilitator menjaga agar pendaftaran dilakukan dengan baik, terutama kesempatan kerja diberikan kepada kelompok sasaran, yaitu rumah tangga miskin.
Setelah semua persiapan selesai, desa dapat menerima dana dari UPK, yang telah melakukan penarikan dana dari KPPN.
Pengadaan bahan dan alat
Khusus untuk pengadaan bahan dan alat, TPK harus menggunakan aturan program yang telah ditetapkan. Fasilitator teknik harus menjelaskan aturan ini kepada desa dan mengawasi proses yang dilakukan. Secara singkat, aturan pengadaan bahan dan alat adalah sebagai berikut:
Pengadaan yang dilakukan oleh masyarakat setempat selalu dapat dilakukan tanpa pelelangan, asal masyarakat mampu memenuhi kualitas yang dibutuhkan. Masyarakat yang mengumpulkan bahan dibayar sebagai tenaga upah borong sejumlah HOK sesuai dengan prestasi kelompok, dan pembayaran diterima langsung dari juru bayar yang ditetapkan desa.
Pengadaan bahan dan alat dari suplier (dalam desa atau luar desa) dengan jumlah biaya kurang dari lima belas juta rupiah dapat ditentukan oleh tim desa dengan persyaratan harus ada tiga pembanding. Desa dapat memilih yang lebih menguntungkan desa, termasuk faktor kualitas dan jadwal pengiriman.
Pengadaan dari suplier dengan biaya di atas lima belas juta rupiah harus menggunakan proses pelelangan, dengan penawaran tertulis dari minimal tiga suplier. Proses pelelangan dapat dilakukan cara terbuka di desa atau kecamatan, atau dengan cara biasa dengan mengumpulkan penawaran dari suplier. Pemenang diikatkan ke desa dengan membuat semacam perjanjian antara suplier dan desa. FT harus membantu desa agar perjanjian tidak merugikan desa. Perjanjian juga dibuat agar terjadi sanksi bila tidak dipenuhi oleh suplier, dan mudah dibatalkan oleh desa bila suplier melanggar pasal-pasalnya.
Penerimaan bahan
Semua bahan yang dibeli harus diterima oleh tim desa. Untuk bahan yang dikirim dengan volume besar (banyak kendaraan), penerimaan dilakukan oleh checker yang ditunjukkan oleh desa. Checker diberi pelatihan singkat oleh TPK atau FT tentang persyaratan penerimaan bahan. Bahan harus diperiksa baik kualitasnya maupun kuantitasnya, dan langsung mengisi delivery order (DO) supaya desa tahu berapa banyak diterima dan harus dibayar. Bahan yang dikirim dan tidak diperiksa layak untuk ditolak oleh desa, termasuk semua yang diterima dan tidak memenuhi standar kualitas.
DO dikumpulkan dan dimasukkan pada buku material, yang diisi oleh sekretaris TPK. Buku material adalah arsip penerimaan, penggunaan, dan pembayaran material yang dikirim ke desa, termasuk tempat penggunaannya.
Pengendalian kualitas
Salah satu tugas besar dari fasilitator teknik adalah pengendalian kualitas. Tim desa, termasuk kader teknik dan kepala kelompok kerja, harus dilatih oleh FT tentang cara mengendalikan kualitas, karena FT tidak akan hadir di desa setiap hari. Pengendalian kualitas harus dilakukan setiap saat, dan hanya akan efektif bila dapat dilakukan oleh masyarakat sendiri. Setiap kali FT berkunjung ke lapangan, harus melakukan penilaian paling sedikit secara visual terhadap kualitas. Pada kesempatan lain, hal yang sama harus dilakukan oleh kelompok kerja, TPK, tim monitoring, dan kader teknik.
Pada pelatihan pratugas, fasilitator teknik telah menghafalkan dua puluh cara mendukung peningkatan kualitas fisik, termasuk slogan seperti “Tegas dari Awal.” Penerapan kedua puluh item tersebut adalah tanggung jawab FT dan tim desa.
Salah satu metode dalam dua puluh metode di atas adalah penggunaan Sistem Trial. Dengan sistem ini, tokoh masyarakat bersama tim desa dan fasilitator teknik membangun jalan sepanjang 10 meter sebagai contoh untuk ditiru masyarakat yang lain. Dalam satu versi Trial, jalan telford yang dibangun dibagi empat tahap: badan jalan, badan jalan dengan hamparan pasir, badan jalan dengan hamparan pasir dan batu utama (termasuk batu pinggir), dan badan jalan dengan hamparan pasir, batu utama, dan batu kunci. Tidak perlu dicontohkan lapisan sirtu di atas, karena semua di bawahnya akan tertutup. Yang penting, contoh ini diletakkan agar mudah dilihat masyarakat dan tidak mengganggu pelaksanaan berikutnya.
Kalau contoh sudah lulus pemeriksaannya, masyarakat lain mencoba membuat jalan di lokasi yang tidak kalah kualitasnya. Bila masyarakat lulus pemeriksaan, berarti sudah terbuka mampu membangun jalan dengan kualitas yang diinginkan. Bila kualitas nanti menjadi masalah, selalu dapat dikaitkan dengan kualitas contoh.
Administrasi
Salah satu tugas pokok seorang fasilitator teknik adalah menjaga kualitas administrasi TPK khusus kegiatan pembangunan prasarana. Administrasi UPK adalah di bawah binaan fasilitator kecamatan, termasuk pembimbingan kelompok peminjam.
TPK mendapat dana dari UPK dan diterima dalam bentuk uang tunai. Untuk mendapat biaya ini, TPK harus disiapkan format Rencana Penggunaan Dana (RPD), yang menjelaskan dana akan digunakan untuk apa. Pembelian bahankah? Pembayaran tenaga kerjakah? Penyerahan RPD dapat dilakukan sekian kali, bergantung pada kegiatan yang direncanakan. Fasilitator teknik ikut mengawasi proses perencanaan konstruksi, dan terlebih dahulu TPK dan kader teknik dilatih agar mampu menyusun rencana.
Bendahara di TPK bertanggung jawab untuk pembukuan semua penerimaan dan pengeluaran dana, dan sebulan sekali pembukuan diperiksa dan ditandatangani oleh kepala desa, ketua TPK , dan fasilitator. Pemeriksaan insidental harus selalu dilakukan dan kualitas pembukuan dijaga dengan ketat. Setiap item dalam buku kas dikaitkan dengan bukti pengeluaran atau penerimaan dana, dengan pakai kode bukti. Pembukuan dilakukan agar manajemen selalu tahu saldo dana berapa, sisa alokasi dana berapa, dan dana dikeluarkan kepada siapa. Sesuai prinsip akuntabilitas dan transparansi, pembukuan dapat diperiksa oleh siapa saja, kapan saja.
Pada saat tertentu, TPK menyiapkan Laporan Penggunaan Dana (LPD) sebagai pertanggungjawaban penggunaan dana yang sudah diterima. LPD terdiri dari rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran, dengan dilampirkan bukti-bukti dan tanda terima barang.
Selain laporan keuangan ini, TPK juga harus menyiapkan laporan bulanan. Laporan ini terdiri dari laporan kemajuan fisik dan biaya, data tenaga kerja yang diperlukan (angkatan kerja dan Hari Orang Kerja, baik umum maupun khusus Rumah Tangga Miskin), serta permasalahan yang dihadapi.
Pertanggungjawaban kepada masyarakat
Pada dua saat selama program berjalan di desa, TPK harus mempertanggungjawabkan kepada musyawarah desa, dengan menggunakan data LPD sebagai dasar. Dijelaskan apa yang telah terjadi, mengapa keputusan diambil, perubahan dari rencana awal termasuk perubahan harga atau jadwal,dan permasalahan yang pernah atau masih dihadapi. Pada akhir pembangunan, dibuat pertanggungjawaban sekali lagi sebagai penyerahan kembali kegiatan yang telah dilakukan kepada desa dalam Musyawarah Desa Serah Terima.
Menyelesaikan masalah
Kedua fasilitator membantu desa menyelesaikan masalah, tetapi untuk masalah teknis dan manajemen konstruksi fasilitator teknik lebih berperan. Penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan banyak cara, termasuk penggunaan metode Analisis Masalah secara Rasional maupun metode Berpikir ke Samping. Identifikasi dan penyelesaian masalah pasti dapat perhatian khusus pada kunjungan Fasilitator Kabupaten atau Tim Koordinasi Kabupaten ke desa.
Menangani pengaduan
Jika terjadi pengaduan oleh masyarakat, atau pun kasus penyelewengan dana yang ditemukan siapa pun, kedua fasilitator harus bergerak sesuai dengan Standard Operating Procedures (SOP). Fasilitator harus mencari informasi dan fakta tentang apa yang dilaporkan dan selalu melaporkan informasi yang bersangkutan kepada Spesialis Penanganan Pengaduan dan Masalah di provinsi.
Khusus semua konsultan dan fasilitator di program, kode etik berlaku. Penyelewengan dana atau hal-hal lain yang merugikan masyarakat akan berakibat pemberhentian kontrak kerja, setelah informasi dikumpulkan dan Majelis Kode Etik mendengar dan mengambil keputusan.
Semua penyelewengan yang ada, baik oleh aparat, oleh masyarakat, dan oleh konsultan atau fasilitator dapat diproses melalui jalur hukum.
Membuat Berita Acara Revisi
Apa yang dibangun belum tentu sama dengan rencana awal—itu situasi normal. Justru membuat semua sesuai dengan rencana awal dianggap tidak normal. Perubahan dari rencana awal selalu dapat dilakukan dengan mengikuti prosedur yang ada. Perubahan mungkin disebabkan bencana alam, dengan merusak pekerjaan yang sudah dibuat atau mengubah kebutuhan masyarakat. Perubahan juga dapat dilakukan dengan perubahan situasi, seperti kenaikan harga pasaran, kesulitan untuk menjalankan akses ke desa, desain yang ternyata belum sesuai dengan keadaan, pekerjaan yang harus banyak diulang karena masalah kualitas, debit air yang tidak seperti yang disurvei, dan seribu alasan lain.
Revisi dapat diajukan untuk mengoptimalkan sisa dana yang ada. Hanya satu kendala, tidak boleh menambah biaya bantuan dari program. Jika perlu penambahan biaya, dana tersebut harus berasal dari swadaya masyarakat atau donatur yang lain. Revisi dilakukan sesudah Berita Acara Revisi dibuat oleh TPK dan disetujui PjOK dan Fasilitator teknis.
Berita Acara Revisi dilengkapi gambar teknis yang menunjukkan perubahan dan perubahan perhitungan RAB, serta alasan untuk mengubah rencana awal.
Pemeriksaan pelaksanaan
Salah satu cara mendorong kualitas fisik yang baik adalah melakukan pemeriksaan prasarana pada saat sedang dilaksanakan. Tersedia banyak formulir dan petunjuk untuk pemeriksaan kualitas, termasuk faktor yang mendukung manfaat dan fungsi prasarana, daya tahan prasarana, kemudahan dalam pemeliharaan, dan dampak terhadap lingkungan. Fasilitator teknik dapat melakukan pemeriksaan setiap saat. Format dan petunjuknya dapat digunakan dalam pelatihan teknis untuk kader teknik dan TPK. Untuk pemeriksaan teknis, setiap aspek dari jenis prasarana dapat dinilai Cukup (memenuhi syarat teknis), Agak Kurang (masih terdapat bagian yang belum memenuhi syarat teknis), atau Kurang (pada umumnya belum memenuhi syarat teknis, atau ada bagian yang sangat jelek). Tidak harus memeriksa setiap item yang ada pada formulirnya—hanya yang sudah dapat diperiksa.
Formulir pemeriksaan juga digunakan oleh pemeriksa lain, termasuk Fasilitator Teknik Kabupaten, tim kabupaten, tim provinsi, tim nasional, dan misi supervisi. Format pemeriksaan juga dapat digunakan pascakonstruksi untuk menilai daya tahan prasarana dan tingkat pemeliharaan.
Satu kegunaan format pemeriksaan prasarana adalah untuk melakukan kunjungan silang (cross-visit) atau pemeriksaan pra-audit. Untuk kedua pemeriksaan tersebut, prasarana diperiksa oleh wakil dari desa lain. Untuk cross-visit, tamu biasanya dari desa lain di kecamatan yang sama. Untuk pra-audit tamu berasal dari desa-desa di kecamatan lain. Hasil pemeriksaan cross-visit maupun pra-audit dijelaskan kepada wakil desa yang diperiksa, sebagai umpan balik yang dapat digunakan untuk memperbaiki keadaannya sebelum pemeriksaan akhir atau audit dari instansi pemeriksaan pemerintah (Bawasda atau BPKP).
Untuk pemeriksaan dari fasilitator teknik, fasilitator kecamatan, para Fasilitator Kabupaten, atau konsultan provinsi dan nasional, diharapkan buku bimbingan diisi. Buku bimbingan adalah sebuah buku yang selalu siap diisi di Posko desa. Buku ini diisi oleh FT dengan pembimbingannya, yang berupa temuan dan saran perbaikan yang dijelaskan dan dilengkapi sketsa (bila perlu). Tim desa menulis tanggapan atas pembimbingan tersebut, dan tanggapan diparaf oleh FT kalau sudah dibaca. Parafnya berarti sudah dibaca, bukan disetujui. Bila tidak disetujui, pembimbingan diisi dengan tanggapan dari FT.
Buku bimbingan sebaiknya diisi oleh fasilitator. Bila diperiksa bersama Fasilitator Kabupaten, komentar Fasilitator Kabupaten dijelaskan kepada fasilitator, kemudian ditulis oleh fasilitator di buku. Jika Fasilitator Kabupaten atau supervisor lain memeriksa sendiri, boleh menulis langsung di buku bimbingan (tetapi tanggapan tetap diparaf oleh FT atau FK sendiri.
Hasil pemeriksaan juga dapat menentukan isi dari In-Service Training para kader teknik dan On-the-Job Training kepada pelaku di desa. Semua ini ditentukan oleh fasilitator teknik, dengan bantuan fasilitator kecamatan, pendamping lokal, dan kader teknik.
Pemeriksaan dilakukan pada saat kemajuan fisik cukup maju, seperti 30%. Diperiksa lagi sekitar 60% dan pada saat pelaksanaan selesai. Jika kualitas kurang baik pada saat 30%, sebaiknya diperiksa lebih sering, misalnya 50% dan 75%. Tujuan pemeriksaan bukan untuk mencari siapa yang salah, tetapi untuk membangun prasarana yang bermutu.
Selain pemeriksaan kualitas prasarana, disediakan beberapa format lain untuk pemeriksaan kualitas manajemen konstruksi, pemeriksaan administrasi, dan pemeriksaan transparansi. Format ini digunakan seperti format pemeriksaan kualitas fisik, untuk pemeriksaan oleh FT, FK, Fasilitator Kabupaten, dan pada cross-visit dan pra-audit. Format pemeriksaan administrasi termasuk aspek administrasi umum, buku kas, pembayaran tenaga kerja, LPD, dan pelaporan.
Dokumen penyelesaian
Pada akhir pelaksanaan desa wajib membuat dokumen penyelesaian, dan kenyataan fasilitator banyak terlibat dalam pembuatan dokumen ini. Desa harus membuat gambar teknis sesuai dengan apa yang betul-betul dibangun di lapangan, yang disebutkan As-Built Drawing. Gambar ini dilengkapi dengan format Realisasi Fisik dan Biaya dan RAB sesuai harga aktual, termasuk bagian yang dikerjakan secara swadaya. Gambar dan RAB tidak perlu dilengkapi take-off sheet, karena segala perhitungan dapat dilihat pada paket desain dan Berita Acara Revisi yang telah dibuat. Berita Acara Revisi dilampirkan pada dokumen penyelesaian.
Ada kewajiban untuk mengambil beberapa macam foto untuk memperlihatkan apa yang telah dikerjakan dan proses pelaksanaan:
Foto prasarana pada saat 0%, 50%, dan 100%, diambil dari titik yang sama dan sudut pandang yang sama. Foto diambil untuk semua jenis prasarana yang dibangun dan aspek kuncinya.
Foto masyarakat bekerja ramai-ramai di lapangan
Foto perempuan ikut bekerja di lapangan
Foto pembayaran langsung kepada pekerja
Proses penyelesaian termasuk pengisian dua jenis laporan dan musyawarah desa serah terima, saat TPK menyerahkan kembali prasarana ke desa dan mempertanggungjawabkan pekerjaannya. Kalau MDST sudah dilaksanakan, baru dianggap masa pelaksanaan selesai.
Pemeliharaan
Prasarana yang sudah diserahkan kembali ke desa wajib dipelihara dengan kemampuan desa. Untuk mendukung kegiatan pemeliharaan, desa akan memilih tim pemeliharaan yang bertanggung jawab untuk mengelola proses identifikasi kebutuhan pemeliharaan dan mengarahkan masyarakat dalam kegiatan pemeliharaan.
Tim yang dipilih untuk mengelola pemeliharaan sebaiknya terdiri dari dua unsur. Ada unsur tokoh masyarakat yang cukup berwibawa untuk mendorong perhatian dan tindakan masyarakat. Unsur tokoh dibantu oleh unsur pemuda yang rajin melakukan survei atas kebutuhan pemeliharaan. Kedua unsur ini perlu pelatihan, yang biasanya dilakukan oleh fasilitator teknik di kecamatan atau di desa. Pelatihan disesuaikan dengan jenis prasarana yang dilaksanakan, dan termasuk topik identifikasi kebutuhan, pembuatan rencana (termasuk kebutuhan bahan, tenaga, dan biaya), dan kegiatan yang akan efektif untuk memperbaiki kerusakan dan memperpanjang masa pemakaian prasarana. Tim mengadakan pertemuan secara periodik dan rutin untuk membahas kebutuhan dan rencana kerja.
Kegiatan pemeliharaan termasuk unsur pembersihan (saluran pinggir, gorong-gorong, areal di sekitar bak air), perbaikan kecil (mengisi lubang atau alur kecil, memperbaiki kebocoran pipa, dan sebagainya), atau perbaikan periodik (membentuk kembali kemiringan melintang jalan [punggung sapi], pengecatan gelagar, perbaikan retakan tembok, penggantian lantai kayu jembatan dan bautnya,dan sebagainya). Pemeliharaan termasuk perbaikan darurat, yang diperlukan karena bencana alam seperti longsor, pemecahan pipa, tertabraknya sandaran jembatan, dan sebagainya). Untuk beberapa kegiatan, masyarakat sudah mampu, tetapi ada kegiatan lain yang belum biasa dan harus dijelaskan (contohnya fungsi tanaman untuk mencegah erosi, daripada tebing dibersihkan dari tanaman).
Salah satu peran penting dari fasilitator, Fasilitator Kabupaten, dan tim kabupaten adalah untuk meningkatkan perhatian masyarakat terhadap prasarana yang telah dibuat. Bila tamu ini tidak tertarik untuk melihat prasarana yang sudah lama diselesaikan, masyarakat juga tidak akan tertarik dan prasarana tidak akan dipelihara.
Satu kendala untuk pemeliharaan adalah dana, untuk membeli bahan dari toko atau untuk sewa alat. Belum tentu kegiatan pemeliharaan memerlukan dana, tetapi bila dana diperlukan pemeliharaan sering ditunda atau dibatalkan. Ada banyak sumber dana untuk pemeliharaan, tetapi pemeliharaan fasilitas umum tetap sulit. Pengumpulan dana melalui iuran atau relatif mudah untuk prasarana yang sangat jelas pemanfaat—irigasi, sebagian sistem air bersih, sekolah, poliklinik, atau pasar. Kalau terjadi bencana alam besar, perbaikan akan di luar kemampuan dana masyarakat.
Evaluasi dan Mapping
Berkaitan dengan pemeliharaan adalah kegiatan evaluasi dan mapping. Fasilitator teknik ikut membantu menilai kualitas prasarana dan upaya pemeliharaan di lokasi lama. Penugasan FT dilakukan oleh para Fasilitator Kabupaten. Mereka menggunakan formulir pemeriksaan yang biasa serta format khusus mengenai fungsi prasarana, keadaan tim pemeliharaan, dan kegiatan pemeliharaan.
Pengembangan Diri Sendiri
Demi kepentingan program dan kepentingan pribadi, fasilitator teknik harus selalu mengembangkan kemampuan diri sendiri, sehingga tidak menjadi orang yang memiliki dua puluh kali satu tahun pengalaman, tetapi dua puluh tahun pengalaman. Konsultan manajemen di pusat dan di provinsi, dan fasilitator di kabupaten siap membantu fasilitator agak menjadi konsultan yang lebih mampu. Tetapi harus mempunyai keinginan untuk maju. Kegiatan peningkatan kemampuan terdiri dari beberapa jenis kegiatan.
Pertama, setiap fasilitator harus siap belajar dari pengalaman sendiri. Apa yang dilakukan yang sangat berhasil? Mengapa berhasil? Apa yang dilakukan yang kurang berhasil? Mengapa kurang berhasil? Kalau kurang berhasil, bagaimana supaya bisa lebih berhasil? Untuk melakukan kegiatan belajar dari pengalaman sendiri perlu empat macam keterampilan:
Mampu merefleksi tentang apa yang dilakukan dan dampaknya
Mampu menganalisis penyebab masalah
Mampu mencari alternatif perlakuan
Mampu mengantisipasi dampak dari kegiatan yang akan dilakukan
Kedua, setiap fasilitator harus mampu belajar dari Good Practices (Perlakuan yang Baik) yang dilakukan di tempat lain oleh orang lain. Untuk melakukan pembelajaran ini, Good Practices harus diketahui, biasanya melalui upaya pengumpulan saran-saran dari lapangan yang lulus pengujian oleh tenaga ahli. Khusus untuk fasilitator, informasi tentang Good Practices akan diterima melalui Fasilitator Teknik Kabupatennya, yang mengumpulkan informasi sendiri atau menerima informasi dari atas. Untuk Good Practices ini, fasilitator tetap memikirkan pertanyaan di atas. Harus hati-hati juga karena tidak semua Good Practices dapat langsung diterapkan di tempat lain. Apakah ada faktor lokal yang membuat perlakuan tersebut berhasil di satu tempat tetapi tidak terdukung di tempat lain?
Ketiga, setiap fasilitator dievaluasi secara periodik oleh atasan dengan masukan dari samping (PjOK) dan bawah (kader). Tujuan utama dari evaluasi kinerja tersebut adalah sebagai alat pembimbingan, masukan untuk setiap orang bagaimana kekuatan dan kelemahannya. Hal yang kuat seharusnya diperbanyak kesempatan penerapannya. Hal yang lemah dapat diperkuat agar tidak terlalu mengganggu kinerjanya. Jika evaluasi kinerja diterima, seharusnya fasilitator membahas alasan untuk penilaian serta cara memperbaiki yang perlu diperbaiki. Kalau diterima diam-diam saja, evaluasi kinerja tidak dapat dimanfaatkan demi peningkatan kemampuan.
Keempat, setiap fasilitator memiliki kemampuan untuk menciptakan hal-hal yang baru, sebagai inovasi yang mungkin akan menjadi Good Practice yang dapat ditiru orang lain. Diharapkan fasilitator akan selalu mengamati keadaan di lapangan dan prosedur yang dipakai untuk melihat kesempatan untuk membuat metode yang lebih baik. Perlakuan ini akan membuat fasilitator lebih peka terhadap potensi yang ada dan ikut membantu pengembangan program. Sering kali, kreativitas akan lebih tinggi di orang yang belum banyak pengalaman, karena tidak mengalami bias dari kebiasaan lama yang mematikan kreativitas.
Bagaimana seorang fasilitator teknik dapat mengetahui seberapa jauh sudah memiliki kompetensi yang diharapkan? Pada pelatihan pratugas FT akhir tahun 2007 disediakan instrumen untuk membantu para FT menguji kompetensi. Pada instrumen tersebut diuraikan lima kegiatan pokok FT di lapangan (desain, konstruksi, kerja sama masyarakat, administrasi, dan peningkatan kapasitas) serta lima keterampilan dasar seorang fasilitator (berbicara di depan umum, memimpin pertemuan, menyelesaikan masalah, berdisiplin, dan menulis). Pada instrumen diuraikan arti dari hal tersebut, kemudian pada saat pelatihan ditulis kiat-kiat untuk memudahkan kesepuluh hal tersebut. Di belakangnya diuraikan kegiatan-kegiatan yang dapat digunakan untuk menguji kemampuan diri sendiri terhadap pekerjaan dan keterampilan tersebut. Kalau sudah dapat melakukan hal-hal yang ditulis di situ, berarti FT sudah memiliki kompetensi yang cukup tinggi. Belum tentu semua hal dapat dilakukan pada saat baru satu tahun pengalaman di lapangan—yang penting ada kemajuan positif dan signifikan. Bila jujur dan mampu berintrospeksi, FT tidak perlu menunggu penilaian dari orang lain, tetapi akan mampu menilai kompetensi sendiri.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar